Как правильно рассчитать и начислить компенсацию за неиспользованный отпуск при увольнении?

Решение об увольнении, как правило, приходит не во время отпуска и даже не сразу после него. И тогда перед сотрудником встает вопрос: снова уйти на отдых и только потом уволиться или покинуть рабочее место сразу, но получить компенсацию отпускных дней в денежном выражении?

Каждый вариант наделен своими плюсами и минусами, которые позволят увольняющемуся решить, что для него больше подходит.

Как осуществляются выплаты?

Трудовое законодательство предоставляет увольняющемуся работнику выбор (ст. 127): уйти на отдых перед уходом с работы или же получить денежную компенсацию за все неиспользованные отпуска.

При расчете учитываются:

• ежегодный отпуск по штатному графику (28 дней в году);
• дополнительные оплачиваемые отпуска (на работах с вредными или особыми условиями труда, с ненормированным графиком, в организациях района Крайнего Севера и т.д.).

Оба вида отдыха, в соответствии с ч. 2 ст. 120 ТК РФ, суммируются, в связи с чем, сотрудник может отгулять их (последним рабочим днем в документации будет указан последний день отпуска) или получить деньги.

Важно отметить и несколько моментов:

• отпуск или его компенсация рассчитываются не с учетом календарного, а с учетом рабочего года (если сотрудник устроился на работу, например, в марте, то и месячное исчисление начнется с этого периода);
• из суммы компенсации вычитается НДФЛ.

Важно! Компенсация отпуска предоставляется при любом основании увольнения, и собственное желание не исключение. Порядок начисления будет таким же.

Сотрудник, желающий уйти с работы, может получить компенсацию, а может отгулять оставшиеся дни:

• подав два заявления – на очередной отдых и на увольнение;
• подав единое заявление на отпуск с последующим расторжением трудового договора.

Сроки начисления

Можно выделить несколько сроков для выплаты отпускных.

Если сотрудник уходит на ежегодный или дополнительный отдых, то по общему правилу (ст. 136 ТК РФ) сумма выплачивается за 3 дня до отдыха. Если же речь идет о компенсации, то, в соответствии со ст. 140 ТК РФ, она выплачивается не позднее последнего рабочего дня вместе с остатками по окладу.

Иная ситуация – отпуск с последующим увольнением. Отпускные здесь выплачиваются в общем порядке, но остатки по заработной плате и иные выплаты, если они есть, выплачиваются за 1 день до ухода в отпуск.

Что если прекратить трудовой договор до отдыха?

Отпускные или их компенсация при увольнении будут уплачены, даже если очередь на отпуск по графику еще не пришла или уходящий сотрудник проработал в организации меньше 1 года.

Расчет отпускных дней устанавливается по Правилам, принятым еще в СССР («Правила об очередных и дополнительных отпусках», НКТ СССР от 30.04.1930 г. № 169), в части, которая не идет вразрез с нормами современного трудового законодательства.

По правилам полную компенсацию получают:

• сотрудники, отработавшие не менее 11 месяцев;
• при ликвидации или сокращении, а также при уходе в армию или установлении нетрудоспособности – сотрудники, отработавшие более 5,5 месяцев.

В остальных случаях денежный эквивалент исчисляется пропорционально отработанному времени.

Что выгоднее: отпускные или компенсация?

В денежном плане преимущества нет ни у одного из вариантов: отпускные по очередному отпуску и компенсация за неиспользованные дни отпуска при увольнении составляют одинаковую сумму при расчете.

Справка. Небольшая выгода в сумме будет у сотрудника, уходящего в отпуск через 11 месяцев с начала трудовой деятельности или после возвращения из очередного отпуска.

В соответствии с разъяснениями Роструда (Письмо от 31.10.2008 г. № 5921-ТЗ), 1 отработанный месяц равен 2,33 дням отпуска. Но так как сотрудник, проработавший 11 месяцев, получает сумму полностью, то за месяц отпуска он также приобретает оплачиваемые 2,33 дня (в соответствии со ст. 121 ТК РФ отпускной период тоже входит в стаж работы).

Выбрав же компенсацию, увольняемый потеряет эту сумму.

Еще один плюс в пользу отпуска – сам факт отдыха и возможность обдуманно, без спешки, выбрать новую работу.

Как посчитать неотгулянные дни отдыха?

Дни компенсации – это сумма всех (как ежегодных, так и дополнительных) отпусков, которыми увольняющийся сотрудник не воспользовался и не получал вместо них компенсацию.

Отпуск устанавливается из расчета 28 дней за 12 месяцев, что при делении дает 2,33 дня в 1 месяц. Именно этот период идет в расчет. При этом компенсация за 2,33 дня начисляется и в том случае, если работник отработал чуть больше половины месяца (п. 35 Правил расчета отпусков).

Количество рабочих дней в месяце не имеет значения, т.к. выходные и праздничные дни идут как в трудовой стаж, так и в расчет отпуска. Например, у сотрудника рабочий день составляет всего 4 дня. Отпускные или компенсационные выплаты будут рассчитываться также как если бы он работал по пятидневке.

Даже при условии, что работник отработал всего ничего, он вправе рассчитывать на компенсацию.

Допустим, сотрудник Гришечкин А.А. устроился на новую работу, но что-то его не устроило (коллектив, условия или оплата), и спустя 1 месяц и 4 дня он увольняется по соглашению сторон. К остаткам по заработной плате бухгалтерия будет обязана выплатить ему компенсацию за 2,33 дня отпуска. Второй месяц, учитывая, что он проработал меньше половины, в расчет не берется.

Как поступить с неотгулянными днями при расторжении трудового договора?

Если работник не отгулял отпуск и увольняется, то, как уже было сказано выше, сотрудник вправе:

• получить денежную компенсацию;
• отгулять неиспользованные дни.

Он вправе уйти в отпуск с последующим увольнением. Работодатель обязан его отпустить только в одном случае: наступает очередь сотрудника на отдых по штатному расписанию. В остальных случаях – это право работодателя.

Сотрудник не может уйти на отдых, если он является уволенным «по статье»: за нахождение в нетрезвом виде, неоднократное неисполнение обязанностей, утрату доверия, прогулы и т.д.

Работник также может уволиться и после того, как вернется на работу после ежегодного или дополнительного отдыха. При этом, с учетом двухнедельной отработки, он сможет получить компенсацию отпуска за 1 месяц.

Формула расчета (с примерами)

Бухгалтерия для расчета компенсации использует следующую формулу:

Формула. Компенсация = Неиспользованные дни х Среднедневной заработок

Из этой формулы необходимо узнать, сколько у сотрудника осталось отпускных дней на момент увольнения, а также сумму его среднего заработка за 1 рабочий день.

1. Неиспользованные дни исчисляется так:

Формула. Полагающееся сотруднику количество дней отпуска – Количество дней отпуска, использованных за все время работы

Бероев И.А. отработал 4 года в организации, начиная со 2 сентября 2014 года. Каждый раз в течение 3 лет он уходил в отпуск по штатной очередности на 28 дней. К концу 4 рабочего года он решил уволиться, написал заявление, согласно которому последним рабочим днем числится 28 сентября 2018 г. В последнем году он брал отпуск только на 14 дней.

Расчет будет произведен таким образом: (28 х 4) – (28 х 3 + 14) = 14 дней

Другой пример.

Сысоева С.М. Проработала 2 года без отпуска, денежный эквивалент от руководства не требовала. На третий год она взяла отпуск на 14 дней, решив оставшуюся часть использовать через полгода, но к тому моменту решила уволиться.

Таким образом, ей компенсируются: (28 х 2 + 14) – 14 = 56 дней

Иногда получается так, что неиспользованные дни отпуска представляют собой дробное число.

В этом случае его можно округлить, но только в пользу работника, независимо от математических правил.

Например, если сотруднику полагается компенсация за 14,3 дня, это число можно округлить до 15, но до 14 нельзя, т.к. это ухудшает положение увольняемого.

Такое разъяснение дается в Письме Минздравсоцразвития РФ от 07.12.2005 г. № 4334-17.

Так как трудовое законодательство не содержит этого правила, его можно установить локальным актом организации для удобства бухгалтерских исчислений.

2. Расчет среднего дневного оклада.

Правила расчета устанавливаются п. 10 Положения Правительства РФ от 24.12.2007 г. № 922:

Формула. (Сумма дохода за 12 месяцев / 12) / 29,3

В сумму доходов при начислении отпуска входят сам оклад, надбавки, доплаты, премии и вознаграждения.

Под 29,3 понимается коэффициент, установленный Правительством как среднее количество дней.

Формула изменится, если сотрудник отработал неполный период. Она будет рассчитываться в 2 шага: количество дней в не полностью отработанном периоде и сам расчет среднего дневного заработка.

Формула. Кол-во дней = 29,3 / Кол-во дней в месяце х Кол-во фактически отработанных дней

Петрова К.И. отработала только 8 дней в июне, после чего уволилась.

Получается: 29,3 / 30 х 8 = 7,8 дней

Учитывая эти данные, среднедневной оклад рассчитывается так:

Формула. Сумма оклада за расчетный период / (29,3 х Кол-во полностью отработанных месяцев) + Кол-вод дней в не полностью отработанном периоде

До увольнения Петрова проработала с 1 августа предыдущего года. Ее оклад с учетом надбавок, премий и вознаграждений составил 367 000 рублей.

Таким образом: 367 000 / (29,3 х 9) + 7,8 = 1 399 рублей 53 копейки.

3. Вычет подоходного налога физических лиц и страховых взносов.

В соответствии с п. 3 ст. 217 НК РФ компенсация отпуска является тем доходом, который подлежит налогообложению в размере 13%. Так как компенсация вместе с другими выплатами назначается в последний рабочий день, то и удержание произойдет в этот момент (п. 4 ст. 226 НК РФ).

Кроме того, компенсация отпуска уменьшается и на сумму страховых взносов, отчисляемую в ПФР, ФФОМС и ФСС (т.к. работник в течение 30 дней после увольнения будет иметь возможность получить 60% от среднего оклада в случае, если уйдет на больничный).

Рассмотрим следующий пример расчета компенсации за неиспользованный отпуск.

Миркин С.Н. решил уволиться по собственному желанию. Он начал работать с 1 февраля 2018 года, а днем увольнения в заявлении, поданном за 2 недели, указал 9 января 2019 года. За этот период он один раз сходил в отпуск в августе на 14 дней. Сумма его заработной платы за весь отработанный период составила 306 768 рублей.

Так как Миркин отработал полностью 11 месяцев, ему полностью компенсируется отпуск за год (28 дней). Но так как 14 дней он уже использовал, компенсация начисляется только за оставшуюся половину.

Среднедневной заработок будет рассчитан перечисленным выше способом:

1. 29,3 / 31 х 9 = 8,5 дней.
2. 306 768 / (29,3 х 11) + 8,5 = 960 рублей 30 копеек.

Компенсация отпуска составит:

14 х 960,3 = 13 444 рубля 20 копеек без учета НДФЛ и страховых выплат.

Если работник решил уйти по собственному желанию последним числом месяца

Если сотрудник решил уволиться до конца месяца (последним днем месяца), выплатят ли ему отпускные и как произвести их расчет?

Вопрос в действительности сложный, и само трудовое законодательство не разъясняет, как рассчитывается компенсация отпуска в такой ситуации, хотя и устанавливает в ст. 139, что расчетным периодом считается с первого по последнее число месяца (например, с 1 по 28 или 29 февраля, с 1 по 31 июля и т.д.).

На помощь пришло разъяснение Роструда в Письме от 22.07.2010 г. № 2184-6-1, в котором утверждены следующие положения:

• последний день месяца (28 или 29 февраля, 31 июля, 30 сентября и т.д.) включается в расчетный период как полностью отработанный месяц;
• если сотрудник увольняется за день до конца месяца (29 июня, а не 30) или последний день месяца приходится на выходные, а расторжение трудового договора произошло в пятницу, он не считается полностью отработанным.

Можно ли обойтись без этих выплат сотруднику?

Неиспользованный отдых компенсируется даже тем сотрудникам, которые совершили виновные действия и были уволены «по статье» (сам же отпуск с последующим увольнением им не предоставляется). Однако существуют ситуации, когда увольнение происходит без компенсации.

1. Вместо трудового договора был заключен гражданско-правовой контракт.

Под таковыми чаще всего понимаются договоры подряда или оказания возмездных работ (услуг). Их отличие от трудового, в том числе и срочного, договора, состоит в следующем:

• установлены определенное задание и четкий объем работы;
• порядок работы устанавливается самим исполнителем, сроки выполнения обговариваются сторонами;
• не положены социальные отчисления и компенсации;
• исполнитель получает вознаграждение, а не заработную плату и т.д.

2. Сотрудник проработал меньше половины месяца.

Стаж отпуска в размере 2,33 дней начинает исчисляться со второй половины месяца, и если сотрудник уволился сразу после устройства, компенсацию он не получит.

3. Отпуск авансом.

Если сотрудник ушел на отдых досрочно, а после решил уволиться, не отработав «аванс», ему не только не компенсируют, но и вычтут начисленные отпускные.