Правила заполнения записки-расчета при увольнении

Записка-расчет по форме Т-61 - это документ, необходимый для завершения взаиморасчетов между работником и работодателем.

Бланк оформляется и выдается при увольнении сотрудника и расторжении трудового договора. Учитываются все формы полагающихся ему денежных выплат: заработная плата, компенсация за неиспользованный отпуск и т.д.

Законодательное регулирование

Данная форма была учреждена Постановлением Госкомстата РФ№1 от 05.01.2004 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" для выполнения требований ст. 84.1 ТК РФ.

Согласно п. 4 ст. 9 №402-ФЗ от 06.12.2011 не является обязательным для оформления кадровыми службами документом, тем не менее широко применяется на территории всей страны, поскольку наиболее полно и точно отображает состояние финансовых отношений, а также служит основанием для выдачи обязательных документов при увольнении.

Кем обычно заполняется?

Лицом, ответственным за заполнение бланка, является работодатель. Как правило, эту функцию на себя берут бухгалтер и кадровик, предприниматель или же иные уполномоченные сотрудники. Бухгалтер ответственен за заполнение финансовой составляющей документа, остальные данные вносит руководитель или сотрудник отдела HR, если в структуре компании не предусмотрено другое распределение обязанностей.

На основе каких документов?

При заполнении записки-расчета работодатель должен основываться на всех расчетных и платежных документах, подтверждающих факты выплат, и на иные внутренние правоустанавливающие протоколы, имеющие отношение к работнику на момент увольнения.

В этот список входят:

1. 1. Трудовой договор.
   2. Справка по форме №2-НДФЛ.
   3. Приказ об увольнении.
   4. Статья ТК, согласно которой сотрудник был уволен.
   5. Номер платежной ведомости или РКО.
   6. Локальные нормативные акты о выдачи премий и дополнительных денежных вознаграждений.
   7. Формы учета ЗП, выданной в неденежном виде.
   8. Исполнительный лист.
   9. Постановление приставов.
   10. Соглашение об уплате алиментов.

1. Судебное решение, налагающие на сотрудника финансовые обязательства.
2. Документы, подтверждающие факт ущерба, нанесенного компании.
3. Акты о зачислении средств на счет пенсионного и/или медицинского страхования.
4. Отчисления в профсоюзы.

Также возможны дополнительные пункты на усмотрение работодателя.

Порядок заполнения

Бланк заполняется с обеих сторон.

Справка. Лицевая сторона записки содержит данные о работодателе и личную информацию о сотруднике.

В правом верхнем углу указываются сведения о:

1. Наименовании организации.
2. Код ОКПО по форме Приказа Росстата от 29.03.2017 № 211.
3. Номер формы по ОКУД в соответствии с Постановлением Росстандарта от 30.12.1993 № 299.
4. Номер трудового договора и дата его подписания.
5. Номер записки и дата составления.

Информация о работнике

По центру листа отображаются данные о сотруднике, а именно:

1. ФИО.
2. Табельный номер.
3. Структурное подразделение (если имеется).
4. Должность/звание/квалификация.
5. Номер и дата приказа/распоряжения об увольнении.
6. Основания прекращения рабочих отношений с ссылкой на Трудовой Кодекс РФ.
7. Количество дней отпуска, взятых авансом.
8. Количество реально использованных дней отпуска.
9. Период длительности трудового договора и рабочих отношений.

Внизу страницы работник кадровой службы прописывает свою должность, ставит подпись, дату и расшифровку.

Как оформляется отпуск?

Данные о состоянии взаиморасчетов отображаются на обратной стороне бланка.

• В графы №№1-3 вносятся данные о суммах платежей за последние 12 месяцев. Их конкретный размер регулируется пп.2,3 Постановления Правительства РФ от 24.12.2007 № 922.
• В графе №4 прописывается количество рабочих дней в году (общепринятое значение равняется 29,3 дням в месяц) или же количество отработанных часов в графе №5 (в зависимости от принятой в компании системы).
• В графе №6 высчитывается количество среднедневной или среднечасовой зарплаты путем деления значения графы №3 на коэффициент графы №4. Затем получившиеся число умножается на количество неиспользованных дней отпуска и получается размер компенсационной выплаты.

Вычисление причитающихся выплат

Вторая часть обратной стороны бланка позволяет вычислить окончательный размер полагающихся выплат при прекращении трудового договора.

В какие сроки при увольнении работодатель должен произвести расчет читайте здесь.

Делается это так:

• В графе №10 указывается уровень зарплаты за количество отработанных дней, а в графе №11 или №12 - компенсация за неиспользованный отпуск. Первый показатель вычитается из второго, образуется подытог.
• В столбце №14 учитывается сумма НДФЛ и иные сборы в графе №15. Общий выход выводится в столбце №16.
• В графах №№16-17 заполняются данные о размере задолженностей перед компанией.
• Окончательный расчет производится в графе №19: к размеру общей заработной платы добавляются дополнительные вознаграждения и удерживаются задолженности. Выводится итоговая сумма, которую компания обязуется выплатить сотруднику в день увольнения.

Образец оформления

Правильно заполненный бланк выглядит следующим образом:

Оборотная стороны формы Т-61:

Так, записка-расчет по форме Т-61 - это универсальный способ задокументировать финансовые обязательства сотрудника и юридического лица перед друг другом. Несмотря на то, что бланк носит неформальный характер, в нем отражаются точные данные о полагающихся выплатах и реально отработанных днях. Таким образом, сотрудник может быть уверен, что его права не будут нарушены, и он получит выплаты в полной мере.