Как правильно заполнить СЗВ-СТАЖ при увольнении работника?

При увольнении сотрудника работодатель обязан выдать ему выписку из формы СЗВ-СТАЖ, которая содержит сведения о начисленных страховых взносах за текущий отчетный период. Форма справки утверждена постановлением Правления Пенсионного фонда РФ и заполняется в соответствии с требованиями этого нормативного акта.

В статье мы расскажем о сроках выдачи, ответственности работодателя и правилах заполнения.

Что это за документ?

Выписка из СЖВ-СТАЖ при увольнении — это форма документального подтверждения трудового стажа физических лиц, за которого работодатель регулярно уплачивал страховые взносы. В отличие от ежегодной формы содержит сведения только об одном застрахованном сотруднике, с которым прекращаются трудовые отношения.

В документе отражают:

• персональные данные страхователя и застрахованного лица;
• сведения о периоде работы увольняющегося сотрудника;
• порядок и условия начисления страховых взносов в ПФР;
• сведения о взносах, начисляемых в негосударственный пенсионный фонд.

Справка состоит из 5 разделов по общей форме, установленной Постановлением Правления ПФ РФ от 06.12.2018 N 507п (Приложение 1).

Форму заверяет непосредственно руководитель организации или иное лицо, уполномоченное в соответствии с должностной инструкцией или в рамках доверенности. Не допускается выдача справок, содержащих конфиденциальные данные посторонних лиц за исключением увольняемого (например, при коллективном увольнении).

Срок выдачи работнику при расторжении трудового договора

Выписку из СЗВ-СТАЖ, если сотрудник уволен, необходимо выдать в день прекращения трудового договора вместе с остальным пакетом документов (ч. 4 ст. 11 ФЗ №27). Этот день должен соответствовать дате, указанной в приказе и заявлении сотрудника.

В соответствии со ст. 62 ТК РФ и ст. 11 ФЗ №27, руководитель обязан выдать выписку по стажу в связи с письменным запросом как действующего, так и уволенного работника не позднее, чем в 5-дневный срок.

Ответственность работодателя за невыдачу справки

В соответствии с ч. 4 ст. 11 Федерального закона №27 от 01.04.1996 г., работодатель обязан выдать выписку из СЗВ-СТАЖ, содержащую сведения о застрахованном лице, в день прекращения трудового договора. Невыдача формы квалифицируется как нарушение нормативных правовых актов, касающихся трудового права. На этом основании наступает административная ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ.

На основании ч. 1 настоящей статьи, индивидуальные предприниматели выплачивают штраф в размере от 1 до 5 тыс. рублей, а юридические лица — от 30 до 50 тыс. рублей. Если работодатель повторно совершит аналогичное правонарушение в течение 12 месяцев с момента приведения в действие первого административного протокола, то штраф увеличивается до 10-20 тыс. для ИП и 50-70 тыс. для юрлиц. (ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ).

Важно! За отказ от выдачи справки по запросу сотрудника или выдачи в сроки, превышающие установленные законом, наступает аналогичная ответственность.

Нужно ли сдавать в Пенсионный фонд?

В соответствии с ч. 2 ст. 11 ФЗ №27, работодатель ежегодно передает отчеты по страховым взносам за сотрудников до 1 марта, следующего за календарным годом.

Сдавать документы дважды в связи с прекращением трудовых отношений не нужно. Исключением является случай, когда основанием для увольнения служит выход на пенсию по старости или инвалидности (посл. абз., ч.2 ст. 11 ФЗ №27).

В таком случае СЗВ-СТАЖ необходимо передать в ПФР в течение 3-х дней, начиная с даты, указанной в заявлении на увольнение.

Отчет предоставляют по определенному работнику, а не по всем застрахованным лицам. Документ в ПФР необходимо сдавать в случае, если сотрудник подал заявление на начисление страховой или накопительной пенсии.

Важно! При прекращении трудового договора с работниками, которые уже оформили и получают пенсию, передавать сведения в ПФР не нужно.

Как правильно составить?

Справку оформляют по Приложению 1 к Постановлением Правления ПФ РФ от 06.12.2018 N 507п, а также в соответствии с общими правилами из разделов I и II Приложения 5. Сведения вносят машинным или рукописным текстом шариковой ручкой чернилами черного или синего цвета.

Если форма будет передана в ПФР в электронной форме (при увольнении на пенсию), сотруднику выдают печатную копию.

Пустой бланк формы СЗВ-СТАЖ можно скачать здесь.

Раздел I. Сведения о страхователе:

• в поле "Тип сведений" поставьте отметку "Х" напротив "Исходная" или "Назначение пенсии", если работник увольняется в связи с выходом на пенсию;
• укажите двенадцатизначный регистрационный номер ПФР, полученный при постановке на учет;
• введите ИНН в соответствии со свидетельством о постановке на учет в качестве страхователя, если номер менее 12-ти знаков, в последних ячейках ставят прочерк;
• в графе "КПП" укажите код причины постановки на учет, в соответствии с уведомлением из Пенсионного фонда;
• укажите краткое наименование организации в соответствии с учредительными документами, например, ООО "Бета" или ИП Иванов Иван Иванович (допускается использовать латинские символы, если они содержатся в наименовании).

Раздел II. Отчетный период.

Во II разделе укажите отчетный период, за который будут предоставлены сведения персонифицированного учета, в формате "гггг". Он соответствует году увольнения, исходя из разъяснений информационного портала Роструда "Онлайнинспекция". Пример: "2020"

Раздел III. Сведения о застрахованном лице:

• в графе "N n/n" введите порядковый номер "1"; если в ходе заполнения формы в графы ниже необходимо ввести данные для одного сотрудника, строки нумеровать не нужно;
• в графы 2-4 внесите фамилию, имя и отчество сотрудника, например, Петров Петр Петрович;
• в графе "СНИЛС" укажите индивидуальный страховой номер формате 000-000-00000;
• в "Период работы" укажите период, исчисляемый с начала отчетного года до даты увольнения; например, если выписка оформляется за 2020 год, в графе 6 укажите "с 01.01.2019"; в графе г укажите дату увольнения, например, "по 08.02.2019";
• далее укажите код территориальных условий труда в соответствии с классификаторам, если сотрудник трудился при соответствующих обстоятельствах; например, для работников из районов Крайнего Севера код "РКС";
• графу 9 заполняйте при условии, что особые условия труда подтверждены документально и были оплачены по доптарифу; код указывайте в соответствии с классификаторам; например, если сотрудник трудился на тяжелых работах, внесите "27-2";
• в "Исчисление страхового стажа" (10) введите код основания по классификаторам, если работник имеет право на досрочную пенсию; например, в связи с полевыми работами код "ПОЛЕ";
• в правую графу (11), введите основания, по которым не отчислялись страховые взносы за отчетный период в соответствии с ч. 7 ст. 430 НК РФ; например, если сотрудник брал отпуск по уходу за ребенком 3 лет укажите "ДЛДЕТИ"; в графе "Период работы" напротив кода отразите период отпуска (по этой причине код располагают ниже на 1 строчку);
• графы 12-13 заполняют по аналогии с предыдущими и в соответствии с классификаторами, приведенными в Приложении к постановлению, при условии, что страховые взносы за отчетный период начислялись с доплатой по доптарифу; соответственно указывают код условий досрочного выхода на пенсию, а в графе 13 — фактически отработанное время (месяцы, дни) или объем работ (доля ставки);
• в графе 14 ставят отметку "Х", если увольнение производится в последний день отчетного периода (31 декабря), в формате 31.12.гггг.

Разделы IV и V заполняйте, если работник увольняется в связи с выходом на пенсию. Поставьте отметку "Х" в соответствующих полях "Да" или "Нет", если страховые взносы за отчетный период начислены и уплачены, а также начислялись по доптарифу. Пятый раздел заполняйте только, если взносы отчислялись в НПФ, указав периоды в формате "дд.мм.гггг". Ниже поставьте подпись с расшифровкой, наименование должности руководителя, например, "Генеральный директор" и дату заполнения. При наличии поставьте печать.

Важно! В большинстве случаев многие графы остаются не заполненными. Ставить прочерки не нужно, достаточно оставить их незаполненными.

Образец заполнения

Ознакомьтесь с примером заполнения формы СЗВ-СТАЖ.

Это пример заполнения для наглядности. Ваша форма может отличаться.

Полезное видео

Для более полного понимания вопроса о процедуре заполнения СЗВ-СТАЖ рекомендуем посмотреть следующее видео: