Личные дела уволенных сотрудников: сколько хранятся и порядок их ведения

По закону организации обязаны соблюдать установленные правила и сроки хранения документов, включая личные дела работников (в случае их ведения). В связи с этим нередко возникает вопрос: как быть в том случае, если сотрудник уволился? Сколько по времени и как следует хранить его личное дело?

Ответы на эти вопросы можно найти в настоящей статье.

Что это такое?

Под личным делом подразумевается совокупность документов и сведений о конкретном работнике и его трудовой деятельности, систематизированных в определенном порядке. В общем виде личное дело представляет собой папку, в которую помещаются все документы, связанные с конкретным работником.

Важно! Частные организации, включая ИП, не обязаны вести личные дела сотрудников, так как в закон не содержит такое требование.

Исключением являются государственные служащие. В случае с ними ведение личных дел является обязательным (ФЗ от 27.04.2004 года № 79-ФЗ и Указ Президента РФ от 30.05.2005 года № 609).

В связи с тем, что ведение личных дел - это добровольное решение работодателя, порядок создания и использования таких баз данных никак не регулируется на законодательном уровне.

По этой причине некоторые организации самостоятельно разрабатывают внутреннее положение, в котором устанавливают правила работы с такой информацией.

Все документы, хранящиеся в личном деле сотрудника, представляют собой его персональную информацию. Защита этих данных гарантирована законом (ФЗ "О персональных данных" от 27.07.2006 N 152-ФЗ). Также информацию из личного дела нельзя передавать третьим лицам за исключением случаев, специально установленных законом (например, по запросу суда).

Доступ к данным имеет ограниченный круг специально уполномоченных лиц (например, руководитель организации или начальник кадровой службы). Доступ должен быть закреплен в соответствующих локальных актах организации. Ну и конечно же сам сотрудник в любой момент может свободно получить любую информацию из своего личного дела по требованию.

Все материалы, попадающие в личное дело работника, условно можно разделить на три группы:

1. Документы, появляющиеся при приеме на работу, включая различные дополнительные справки.

В эту группу могут входить:

• заявление о приеме на работу,
• трудовой договор,
• личная карточка (форма № Т-2),
• приказ о поступлении на конкретную должность,
• копия паспорта,
• СНИЛС, ИНН и др.

2. Документы, оформляемые в процессе трудовой деятельности.

В данный раздел можно включить следующие виды бумаг:

• дополнительные соглашения, заключаемые к трудовому договору,
• аттестационные листы,
• приказы о повышении в должности и др.

3. Документы, которые оформляются в случае увольнения работника.

К таковым, например, относится:

• заявление об увольнении по собственному желанию,
• приказ об увольнении.

В отношении работников, для которых ведение личные дел является обязательным, перечень документов устанавливается соответствующими нормативными актами.

В целом, несмотря на то, что создание личных дел не является обязательным требованием, многие организации все же их ведут. Это позволяет оперативно находить всю необходимую информацию об интересующем сотруднике.

Сколько хранятся?

Конкретные сроки хранения документов, образующихся в процессе функционирования хозяйствующих субъектов, подробно описаны в Перечне типовых управленческих архивных документов (Приложение к Приказу Минкультуры РФ от 25.08.2010 года № 558).

Так, в соответствии пп. 656 п. 8.1 подраздела 8 раздела II упомянутого выше нормативного документа, сроки хранения личных дел работников можно разделить на две группы:

1. Личные дела, которые хранятся на постоянной основе.

Сюда относятся личные дела руководителей компаний, членов исполнительных, контрольных и руководящих органов организаций, лиц, являющихся представителями государственной власти РФ, в том числе субъектов, работников, получивших государственные звания, награды, премии и т.д.

2. Личные дела, которые хранятся не менее 75 лет.

Такой срок установлен для личных дел всех прочих кадров, не вошедших в первую группу. Сюда также входят государственные гражданские и муниципальные служащие.

Справка. В случае ведения личных дел сотрудников коммерческими организациями на них также распространяются обязанности по хранению документов о сотрудниках, установленные упомянутым выше Приказом.

Дополнительно следует отметить, что документы, не вошедшие в папку с личным делом работника, должны храниться в соответствии со сроками, предусмотренными Приказом Минтруда РФ № 558 для соответствующих категорий документов.

Порядок хранения

По закону работодатели обязаны обеспечивать сохранность документов, имеющих отношение к конкретному работнику, даже после его увольнения. Именно для этого и прописываются конкретные сроки хранения. При этом также должен быть соблюден определенный порядок реализации данной процедуры.

Итак, после увольнения сотрудника, в отношении его личного дела производят следующие процедуры:

• вначале туда помещают все сопутствующие бумаги (заявление об уходе, приказ и т.д.);
• далее эта папка помещается в особый раздел «Личные дела уволенных работников»;
• завершающим этапом является передача всех этих бумаг в архив организации.

Перед тем, как передать личные дела уволенных сотрудников в архив, они должны быть должным образом подготовлены. В данном случае производятся следующие действия:

• все папки расшиваются, а находящиеся внутри бумаги извлекаются,
• если в деле встречаются оригиналы каких-то документов, то их помещают в отдельный конверт и прикладывают к общему пакету,
• все содержимое группируют по хронологическому признаку, то есть от самого раннего к позднему (обычно это приказ об увольнении),
• затем составляется внутренняя опись личного дела,
• все страницы нумеруют, после чего подшивают в твердую обложку, на которую наклеивается листок с описанием.

Важно! Оформленное и подготовленное надлежащим образом личное дело уволенного сотрудника передается на хранение в архив организации.

Отдельно необходимо отметить, что хозяйствующие субъекты также обязаны соблюдать определенные правила хранения документов в архиве. К основным из них относится следующее:

• должно быть выделено отдельное помещение или здание для реализации этих целей,
• недопустимо размещение бумаг в ветхих, сырых и неотапливаемых комнатах, которые не отвечают санитарно-гигиеническим требованиям,
• должен быть соблюден световой, температурно-влажностный, санитарно-гигиенический и охранный режим,
• хранилища должны быть оборудованы специальными полками, стеллажами и шкафами,
• документы размещаются с использованием первичных средств защиты, то есть папок, коробок, формуляров и т.д.,
• стеллажи, полки и шкафы должны быть пронумерованы.