Как будет осуществляться переход на электронные трудовые книжки? На что нужно обратить внимание?

Как будет осуществляться переход на электронные трудовые книжки? На что нужно обратить внимание?

Как будет осуществляться переход на электронные трудовые книжки? На что нужно обратить внимание?
Автор статьи
Пристромов Дмитрий Александрович
Время на чтение: 6 минут
АА

Бумажные трудовые книжки со временем приходят в негодность, при частой смене мест работы требуют дополнительных вкладышей, кроме того, существует вероятность их утраты или подделки.

С 1 января 2020 года введены электронных трудовых книжек, содержащих аналогичные сведения о работе сотрудников, однако не имеющих физического носителя. О том, что они будут из себя представлять и какие данные содержать расскажем в статье.

Что такое ЭТК?

Электронная трудовая книжка не предполагает наличия физического носителя, вся информация будет содержаться в цифровом формате. В ЭТК планируется внесение тех сведений, которые ранее содержалась в бумажных ТК, включая данные:

  • о трудовом стаже сотрудника;
  • местах его работы и занимаемых должностях;
  • переводах внутри предприятия и из одной организации в другую;
  • о прекращениях трудовых отношений.

Справка. Хранение ЭТК предполагается в общероссийской электронной базе персонифицированного учета (находящейся в стадии разработки).

Ознакомиться с информацией о рабочей деятельности, внесенной в цифровую книжку, можно будет на сайте Пенсионного фонда России (далее — ПФР) или на портале Госуслуги.

фото 1535647

Также планируются соответствующие приложения для мобильных устройств.

В случае необходимости работник сможет потребовать бумажную выписку из электронной трудовой книжки. Для этого ему необходимо обратиться к нанимателю, в отделение ПФР или в МФЦ. Обращаться можно в МФЦ или ПФР независимо от места проживания или работы заявителя.

Когда начнут вводить?

Введение ЭТК планируется с 1 января 2020 года. При этом и работники, и работодатели имеют право на использование бумажных вариантов ТК в течение этого срока.

До 01.01.2021 г. переход будет носить добровольный характер, то есть для оформления ТК в электронном виде потребуется письменное согласие сотрудника.

Важно! Для лиц, впервые устраивающихся на работу с 2021 года, предполагается ведение трудовых книжек исключительно в цифровом формате, ТК на бумажном носителе им оформляться не будет.

Остальные работники до 31.12.2020 должны будут письменно уведомить работодателя об оформлении им ЭТК, либо о сохранении бумажного варианта трудовой книжки.

Если работник обратится к нанимателю с письменным заявлением об отказе от бумажной книжки, она будет передана ему на хранение. В остальных случаях предусматривается ее хранение на предприятии, по желанию сотрудника в нее будет вноситься информация о трудовой деятельности, дублирующая содержащуюся в электронном варианте.

Инструкция пошагово: как работодателю перейти на новый формат?

Что делать работодателю? В связи с обязательным поэтапным переходом на цифровую форму необходимо действовать по следующему алгоритму:

  1. Внести изменения в соответствующие локальные акты организации.

Они должны предусматривать возможность предоставления вновь принимаемым на работу лицом не только бумажной ТК, но и сведений о трудовой деятельности в цифровом формате, полученных в ПФР или на предыдущем месте работы.

  1. Предусмотреть отдельную электронную почту для отдела кадров.

Работник должен иметь возможность получить данные о своей деятельности как в виде бумажной выписки, так и в цифровом формате, направив соответствующий запрос на электронную почту работодателя. Делать это удобнее при наличии корпоративной электронной почты.

  1. Письменно уведомить сотрудников о переходе на новый формат электронных трудовых книжек.

В уведомлении необходимо сообщить подчиненным о новых правилах, в соответствии с которыми будут предоставляться сведения об их работе, а также о возможности получить бумажную ТК на руки и в дальнейшем пользоваться только электронной версией.

Справка. Уведомить сотрудников о переходе на электронные книжки необходимо в письменном виде и под расписку.

  1. Важным моментом является техническая готовность предприятия к работе в новых условиях.

Обязанность предоставления нового отчета по форме СЗВ-ТД распространяется на всех работодателей с 01.01.2020, срок его предоставления установлен 15 числа каждого месяца за предыдущий период.

Плюсы и минусы перехода

Основное отличие между электронной и бумажной ТК заключается в хранении и ведении сведений о трудовой деятельности работника в электронном виде в организации и в ПФР.

К преимуществам ЭТК относятся:

фото 4665

  • невозможность утраты или подделки;
  • отсутствие необходимости для работников в предоставлении копий бумажных ТК для подтверждения данных о трудовом стаже;
  • упрощенная процедура получения информации о трудовой деятельности принимаемого на работу сотрудника для кадровой службы организации;
  • снижение затрат работодателя на ведение и хранение ТК в бумажном формате;
  • сведение к минимуму вероятности внесения неточных или ошибочных данных, касающихся трудовой деятельности;
  • упрощенный и более быстрый доступ работников к информации о своей трудовой деятельности;
  • дополнительные возможности для лиц, работающих дистанционно;
  • возможность дистанционного оформления пенсий на основании данных лицевого счета;
  • использование хранящихся в базе данных сведений для получения государственных услуг;
  • повышенный уровень безопасности и сохранности данных.

Что касается недостатков электронных трудовых книжек, они заключаются в следующем:

  • в связи с хранением данных о трудовой деятельности граждан в единой базе данных, повышается риск утечки информации в связи со взломом хакерами;
  • не определены правовые основания предоставления сведений из базы государственным и правоохранительным органам;
  • необходимость значительных финансовых затрат в связи с переходом на электронные книжки;
  • возможные сложности с техническим обеспечением, включая доступ организаций к сети интернет.

Нормативная база

Переход на использование электронных ТК предполагает внесение изменений в следующие нормативно-правовые акты:

Также законодатель планирует утвердить:

  • форму СЗВ-ТД, определяющую предоставление сведений о трудовой деятельности, а также порядок ее заполнения;
  • форму СЗИ-ТД (эта форма как раз и заменит бумажный формат ТК), регламентирующую предоставление данных в отношении работника, и порядок ее заполнения.

Ведение ЭТК и кто их будет заполнять?

Начиная с 1 января 2020 года, работодатели будут предоставлять сведения о работе сотрудников до 15 числа месяца, следующего за отчетным.

Информация о работе будет направляться в ПФР наравне с другими видами отчетности, предоставляемой в Фонд работодателями. Кадровая служба или бухгалтерия (тот, кто ведет подобные документы в организации) будет обязана своевременно предоставлять информацию в Пенсионный фонд России.

Важно! С 01.01.2021 информация о приеме на работу и о расторжении трудовых отношений должна будет направляться работодателем в ПФР не позднее следующего рабочего дня после издания соответствующего приказа.

Как оформить? При наличии заявления сотрудника о выдаче ему ТК на бумажном носителе, работодатель обязан передать ему документ, сделав отметку поступившем заявлении в трудовой книжке.

При заключении трудового договора лицо должно будет предъявить работодателю информацию о трудовой деятельности в электронном виде, либо на бумажном носителе. При этом предъявлять бумажную ТК сотрудник может по желанию.

фото 616253

Предоставление подчиненному сведений о работе в электронном виде осуществляется на основании его заявления:

  • в трехдневный срок, если лицо работает;
  • в последний день работы в случае увольнения.

Работник может передать работодателю заявление на бумажном носителе или направить его на электронную почту.

Какие сведения будут содержать?

Как заполнить ЭТК? Информация, вносимая в цифровую ТК, будет практически аналогичной той, что ранее указывалась в бумажной книжке:

  • сведения о сотруднике (ФИО, данные о профессии, специальности, квалификации и т. п.);
  • даты приема на работу, перевода, расторжения трудового соглашения;
  • место работы, структурное подразделение предприятия;
  • наименование кадрового мероприятия (прием на работу, перевод, прекращение трудовых правоотношений);
  • занимаемая должность;
  • выполняемая трудовая функция;
  • дата, номер и вид документа, касающегося служебной деятельности работника (например, приказ);
  • причины расторжения трудового соглашения.

Также в электронную ТК не будут вносится сведения об образовании сотрудника и о его поощрениях.

Внесенные в электронные трудовые книжки данные о работе лица буду доступны для просмотра:

  • в личном кабинете работника на сайте ПФР;
  • на портале Госуслуги;
  • через специально разработанные приложения для мобильных устройств.

Если у сотрудника возникнет необходимость в бумажной выписке из ЭТК, то ему нужно будет обратиться за ее предоставлением:

  • к работодателю (по последнему месту работы);
  • в отделение ПФР;
  • в МФЦ, предоставляющий государственные услуги населению.

Получить интересующую выписку можно будет независимо от места работы или проживания заявителя.

Заключение

Ведение ЭТК необходимо закрепить в локальных актах организации, а также прописать в должностных обязанностях конкретных сотрудников кадровой службы, ответственных за внесение сведений в базу данных.

Электронные ТК будут внедряться постепенно, позволяя работодателям подготовиться к изменениям, предусмотреть техническую возможность оформления и ведения ЭТК. Работники в переходный период имеют право на внесение сведений о работе в бумажную ТК. И лишь с 1 января 2021 года информацию о вновь принимаемых работниках будут оформлять исключительно в электронном формате.

Не то..
0
Полезно
0
Спасибо!
1
Комментировать
Комментариев нет, будьте первым кто его оставит

Капча загружается...

Adblock
detector