Как будет осуществляться переход на электронные трудовые книжки? На что нужно обратить внимание?

Бумажные трудовые книжки со временем приходят в негодность, при частой смене мест работы требуют дополнительных вкладышей, кроме того, существует вероятность их утраты или подделки.

С 1 января 2020 года введены электронных трудовых книжек, содержащих аналогичные сведения о работе сотрудников, однако не имеющих физического носителя. О том, что они будут из себя представлять и какие данные содержать расскажем в статье.

Что такое ЭТК?

Электронная трудовая книжка не предполагает наличия физического носителя, вся информация будет содержаться в цифровом формате. В ЭТК планируется внесение тех сведений, которые ранее содержалась в бумажных ТК, включая данные:

• о трудовом стаже сотрудника;
• местах его работы и занимаемых должностях;
• переводах внутри предприятия и из одной организации в другую;
• о прекращениях трудовых отношений.

Справка. Хранение ЭТК предполагается в общероссийской электронной базе персонифицированного учета (находящейся в стадии разработки).

Ознакомиться с информацией о рабочей деятельности, внесенной в цифровую книжку, можно будет на сайте Пенсионного фонда России (далее - ПФР) или на портале Госуслуги.

Также планируются соответствующие приложения для мобильных устройств.

В случае необходимости работник сможет потребовать бумажную выписку из электронной трудовой книжки. Для этого ему необходимо обратиться к нанимателю, в отделение ПФР или в МФЦ. Обращаться можно в МФЦ или ПФР независимо от места проживания или работы заявителя.

Когда начнут вводить?

Введение ЭТК планируется с 1 января 2020 года. При этом и работники, и работодатели имеют право на использование бумажных вариантов ТК в течение этого срока.

До 01.01.2021 г. переход будет носить добровольный характер, то есть для оформления ТК в электронном виде потребуется письменное согласие сотрудника.

Важно! Для лиц, впервые устраивающихся на работу с 2021 года, предполагается ведение трудовых книжек исключительно в цифровом формате, ТК на бумажном носителе им оформляться не будет.

Остальные работники до 31.12.2020 должны будут письменно уведомить работодателя об оформлении им ЭТК, либо о сохранении бумажного варианта трудовой книжки.

Если работник обратится к нанимателю с письменным заявлением об отказе от бумажной книжки, она будет передана ему на хранение. В остальных случаях предусматривается ее хранение на предприятии, по желанию сотрудника в нее будет вноситься информация о трудовой деятельности, дублирующая содержащуюся в электронном варианте.

Инструкция пошагово: как работодателю перейти на новый формат?

Что делать работодателю? В связи с обязательным поэтапным переходом на цифровую форму необходимо действовать по следующему алгоритму:

1. Внести изменения в соответствующие локальные акты организации.

Они должны предусматривать возможность предоставления вновь принимаемым на работу лицом не только бумажной ТК, но и сведений о трудовой деятельности в цифровом формате, полученных в ПФР или на предыдущем месте работы.

2. Предусмотреть отдельную электронную почту для отдела кадров.

Работник должен иметь возможность получить данные о своей деятельности как в виде бумажной выписки, так и в цифровом формате, направив соответствующий запрос на электронную почту работодателя. Делать это удобнее при наличии корпоративной электронной почты.

3. Письменно уведомить сотрудников о переходе на новый формат электронных трудовых книжек.

В уведомлении необходимо сообщить подчиненным о новых правилах, в соответствии с которыми будут предоставляться сведения об их работе, а также о возможности получить бумажную ТК на руки и в дальнейшем пользоваться только электронной версией.

Справка. Уведомить сотрудников о переходе на электронные книжки необходимо в письменном виде и под расписку.

4. Важным моментом является техническая готовность предприятия к работе в новых условиях.

Обязанность предоставления нового отчета по форме СЗВ-ТД распространяется на всех работодателей с 01.01.2020, срок его предоставления установлен 15 числа каждого месяца за предыдущий период.

Плюсы и минусы перехода

Основное отличие между электронной и бумажной ТК заключается в хранении и ведении сведений о трудовой деятельности работника в электронном виде в организации и в ПФР.

К преимуществам ЭТК относятся:

• невозможность утраты или подделки;
• отсутствие необходимости для работников в предоставлении копий бумажных ТК для подтверждения данных о трудовом стаже;
• упрощенная процедура получения информации о трудовой деятельности принимаемого на работу сотрудника для кадровой службы организации;
• снижение затрат работодателя на ведение и хранение ТК в бумажном формате;
• сведение к минимуму вероятности внесения неточных или ошибочных данных, касающихся трудовой деятельности;
• упрощенный и более быстрый доступ работников к информации о своей трудовой деятельности;
• дополнительные возможности для лиц, работающих дистанционно;
• возможность дистанционного оформления пенсий на основании данных лицевого счета;
• использование хранящихся в базе данных сведений для получения государственных услуг;
• повышенный уровень безопасности и сохранности данных.

Что касается недостатков электронных трудовых книжек, они заключаются в следующем:

• в связи с хранением данных о трудовой деятельности граждан в единой базе данных, повышается риск утечки информации в связи со взломом хакерами;
• не определены правовые основания предоставления сведений из базы государственным и правоохранительным органам;
• необходимость значительных финансовых затрат в связи с переходом на электронные книжки;
• возможные сложности с техническим обеспечением, включая доступ организаций к сети интернет.

Нормативная база

Переход на использование электронных ТК предполагает внесение изменений в следующие нормативно-правовые акты:

• в Трудовой кодекс РФ, который будет дополнен положениями, касающимися внесения в базы данных в электронном виде сведений, касающихся служебной деятельности сотрудников;
• в Федеральный закон № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования», в котором планируется предусмотреть обязанность нанимателя по предоставлению информации о рабочей деятельности подчиненных в систему Пенсионного фонда России;
• в КоАП РФ, который будет дополнен положениями об ответственности работодателя в случае нарушения временных периодов представления информации, предоставления неполных либо недостоверных данных.

Также законодатель планирует утвердить:

• форму СЗВ-ТД, определяющую предоставление сведений о трудовой деятельности, а также порядок ее заполнения;
• форму СЗИ-ТД (эта форма как раз и заменит бумажный формат ТК), регламентирующую предоставление данных в отношении работника, и порядок ее заполнения.

Ведение ЭТК и кто их будет заполнять?

Начиная с 1 января 2020 года, работодатели будут предоставлять сведения о работе сотрудников до 15 числа месяца, следующего за отчетным.

Информация о работе будет направляться в ПФР наравне с другими видами отчетности, предоставляемой в Фонд работодателями. Кадровая служба или бухгалтерия (тот, кто ведет подобные документы в организации) будет обязана своевременно предоставлять информацию в Пенсионный фонд России.

Важно! С 01.01.2021 информация о приеме на работу и о расторжении трудовых отношений должна будет направляться работодателем в ПФР не позднее следующего рабочего дня после издания соответствующего приказа.

Как оформить? При наличии заявления сотрудника о выдаче ему ТК на бумажном носителе, работодатель обязан передать ему документ, сделав отметку поступившем заявлении в трудовой книжке.

При заключении трудового договора лицо должно будет предъявить работодателю информацию о трудовой деятельности в электронном виде, либо на бумажном носителе. При этом предъявлять бумажную ТК сотрудник может по желанию.

Предоставление подчиненному сведений о работе в электронном виде осуществляется на основании его заявления:

• в трехдневный срок, если лицо работает;
• в последний день работы в случае увольнения.

Работник может передать работодателю заявление на бумажном носителе или направить его на электронную почту.

Какие сведения будут содержать?

Как заполнить ЭТК? Информация, вносимая в цифровую ТК, будет практически аналогичной той, что ранее указывалась в бумажной книжке:

• сведения о сотруднике (ФИО, данные о профессии, специальности, квалификации и т. п.);
• даты приема на работу, перевода, расторжения трудового соглашения;
• место работы, структурное подразделение предприятия;
• наименование кадрового мероприятия (прием на работу, перевод, прекращение трудовых правоотношений);
• занимаемая должность;
• выполняемая трудовая функция;
• дата, номер и вид документа, касающегося служебной деятельности работника (например, приказ);
• причины расторжения трудового соглашения.

Также в электронную ТК не будут вносится сведения об образовании сотрудника и о его поощрениях.

Внесенные в электронные трудовые книжки данные о работе лица буду доступны для просмотра:

• в личном кабинете работника на сайте ПФР;
• на портале Госуслуги;
• через специально разработанные приложения для мобильных устройств.

Если у сотрудника возникнет необходимость в бумажной выписке из ЭТК, то ему нужно будет обратиться за ее предоставлением:

• к работодателю (по последнему месту работы);
• в отделение ПФР;
• в МФЦ, предоставляющий государственные услуги населению.

Получить интересующую выписку можно будет независимо от места работы или проживания заявителя.

Заключение

Ведение ЭТК необходимо закрепить в локальных актах организации, а также прописать в должностных обязанностях конкретных сотрудников кадровой службы, ответственных за внесение сведений в базу данных.

Электронные ТК будут внедряться постепенно, позволяя работодателям подготовиться к изменениям, предусмотреть техническую возможность оформления и ведения ЭТК. Работники в переходный период имеют право на внесение сведений о работе в бумажную ТК. И лишь с 1 января 2021 года информацию о вновь принимаемых работниках будут оформлять исключительно в электронном формате.