Как будет осуществляться переход на электронные трудовые книжки? На что нужно обратить внимание?
Бумажные трудовые книжки со временем приходят в негодность, при частой смене мест работы требуют дополнительных вкладышей, кроме того, существует вероятность их утраты или подделки.
С 1 января 2020 года введены электронных трудовых книжек, содержащих аналогичные сведения о работе сотрудников, однако не имеющих физического носителя. О том, что они будут из себя представлять и какие данные содержать расскажем в статье.
Содержание
Что такое ЭТК?
Электронная трудовая книжка не предполагает наличия физического носителя, вся информация будет содержаться в цифровом формате. В ЭТК планируется внесение тех сведений, которые ранее содержалась в бумажных ТК, включая данные:
- о трудовом стаже сотрудника;
- местах его работы и занимаемых должностях;
- переводах внутри предприятия и из одной организации в другую;
- о прекращениях трудовых отношений.
Справка. Хранение ЭТК предполагается в общероссийской электронной базе персонифицированного учета (находящейся в стадии разработки).
Ознакомиться с информацией о рабочей деятельности, внесенной в цифровую книжку, можно будет на сайте Пенсионного фонда России (далее - ПФР) или на портале Госуслуги.
Также планируются соответствующие приложения для мобильных устройств.
В случае необходимости работник сможет потребовать бумажную выписку из электронной трудовой книжки. Для этого ему необходимо обратиться к нанимателю, в отделение ПФР или в МФЦ. Обращаться можно в МФЦ или ПФР независимо от места проживания или работы заявителя.
Когда начнут вводить?
Введение ЭТК планируется с 1 января 2020 года. При этом и работники, и работодатели имеют право на использование бумажных вариантов ТК в течение этого срока.
До 01.01.2021 г. переход будет носить добровольный характер, то есть для оформления ТК в электронном виде потребуется письменное согласие сотрудника.
Важно! Для лиц, впервые устраивающихся на работу с 2021 года, предполагается ведение трудовых книжек исключительно в цифровом формате, ТК на бумажном носителе им оформляться не будет.
Остальные работники до 31.12.2020 должны будут письменно уведомить работодателя об оформлении им ЭТК, либо о сохранении бумажного варианта трудовой книжки.
Если работник обратится к нанимателю с письменным заявлением об отказе от бумажной книжки, она будет передана ему на хранение. В остальных случаях предусматривается ее хранение на предприятии, по желанию сотрудника в нее будет вноситься информация о трудовой деятельности, дублирующая содержащуюся в электронном варианте.
Инструкция пошагово: как работодателю перейти на новый формат?
Что делать работодателю? В связи с обязательным поэтапным переходом на цифровую форму необходимо действовать по следующему алгоритму:
- Внести изменения в соответствующие локальные акты организации.
Они должны предусматривать возможность предоставления вновь принимаемым на работу лицом не только бумажной ТК, но и сведений о трудовой деятельности в цифровом формате, полученных в ПФР или на предыдущем месте работы.
- Предусмотреть отдельную электронную почту для отдела кадров.
Работник должен иметь возможность получить данные о своей деятельности как в виде бумажной выписки, так и в цифровом формате, направив соответствующий запрос на электронную почту работодателя. Делать это удобнее при наличии корпоративной электронной почты.
- Письменно уведомить сотрудников о переходе на новый формат электронных трудовых книжек.
В уведомлении необходимо сообщить подчиненным о новых правилах, в соответствии с которыми будут предоставляться сведения об их работе, а также о возможности получить бумажную ТК на руки и в дальнейшем пользоваться только электронной версией.
Справка. Уведомить сотрудников о переходе на электронные книжки необходимо в письменном виде и под расписку.
- Важным моментом является техническая готовность предприятия к работе в новых условиях.
Обязанность предоставления нового отчета по форме СЗВ-ТД распространяется на всех работодателей с 01.01.2020, срок его предоставления установлен 15 числа каждого месяца за предыдущий период.
Плюсы и минусы перехода
Основное отличие между электронной и бумажной ТК заключается в хранении и ведении сведений о трудовой деятельности работника в электронном виде в организации и в ПФР.
К преимуществам ЭТК относятся:
- невозможность утраты или подделки;
- отсутствие необходимости для работников в предоставлении копий бумажных ТК для подтверждения данных о трудовом стаже;
- упрощенная процедура получения информации о трудовой деятельности принимаемого на работу сотрудника для кадровой службы организации;
- снижение затрат работодателя на ведение и хранение ТК в бумажном формате;
- сведение к минимуму вероятности внесения неточных или ошибочных данных, касающихся трудовой деятельности;
- упрощенный и более быстрый доступ работников к информации о своей трудовой деятельности;
- дополнительные возможности для лиц, работающих дистанционно;
- возможность дистанционного оформления пенсий на основании данных лицевого счета;
- использование хранящихся в базе данных сведений для получения государственных услуг;
- повышенный уровень безопасности и сохранности данных.
Что касается недостатков электронных трудовых книжек, они заключаются в следующем:
- в связи с хранением данных о трудовой деятельности граждан в единой базе данных, повышается риск утечки информации в связи со взломом хакерами;
- не определены правовые основания предоставления сведений из базы государственным и правоохранительным органам;
- необходимость значительных финансовых затрат в связи с переходом на электронные книжки;
- возможные сложности с техническим обеспечением, включая доступ организаций к сети интернет.
Нормативная база
Переход на использование электронных ТК предполагает внесение изменений в следующие нормативно-правовые акты:
- в Трудовой кодекс РФ, который будет дополнен положениями, касающимися внесения в базы данных в электронном виде сведений, касающихся служебной деятельности сотрудников;
- в Федеральный закон № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования», в котором планируется предусмотреть обязанность нанимателя по предоставлению информации о рабочей деятельности подчиненных в систему Пенсионного фонда России;
- в КоАП РФ, который будет дополнен положениями об ответственности работодателя в случае нарушения временных периодов представления информации, предоставления неполных либо недостоверных данных.
Также законодатель планирует утвердить:
- форму СЗВ-ТД, определяющую предоставление сведений о трудовой деятельности, а также порядок ее заполнения;
- форму СЗИ-ТД (эта форма как раз и заменит бумажный формат ТК), регламентирующую предоставление данных в отношении работника, и порядок ее заполнения.
Ведение ЭТК и кто их будет заполнять?
Начиная с 1 января 2020 года, работодатели будут предоставлять сведения о работе сотрудников до 15 числа месяца, следующего за отчетным.
Информация о работе будет направляться в ПФР наравне с другими видами отчетности, предоставляемой в Фонд работодателями. Кадровая служба или бухгалтерия (тот, кто ведет подобные документы в организации) будет обязана своевременно предоставлять информацию в Пенсионный фонд России.
Важно! С 01.01.2021 информация о приеме на работу и о расторжении трудовых отношений должна будет направляться работодателем в ПФР не позднее следующего рабочего дня после издания соответствующего приказа.
Как оформить? При наличии заявления сотрудника о выдаче ему ТК на бумажном носителе, работодатель обязан передать ему документ, сделав отметку поступившем заявлении в трудовой книжке.
При заключении трудового договора лицо должно будет предъявить работодателю информацию о трудовой деятельности в электронном виде, либо на бумажном носителе. При этом предъявлять бумажную ТК сотрудник может по желанию.
Предоставление подчиненному сведений о работе в электронном виде осуществляется на основании его заявления:
- в трехдневный срок, если лицо работает;
- в последний день работы в случае увольнения.
Работник может передать работодателю заявление на бумажном носителе или направить его на электронную почту.
Какие сведения будут содержать?
Как заполнить ЭТК? Информация, вносимая в цифровую ТК, будет практически аналогичной той, что ранее указывалась в бумажной книжке:
- сведения о сотруднике (ФИО, данные о профессии, специальности, квалификации и т. п.);
- даты приема на работу, перевода, расторжения трудового соглашения;
- место работы, структурное подразделение предприятия;
- наименование кадрового мероприятия (прием на работу, перевод, прекращение трудовых правоотношений);
- занимаемая должность;
- выполняемая трудовая функция;
- дата, номер и вид документа, касающегося служебной деятельности работника (например, приказ);
- причины расторжения трудового соглашения.
Также в электронную ТК не будут вносится сведения об образовании сотрудника и о его поощрениях.
Внесенные в электронные трудовые книжки данные о работе лица буду доступны для просмотра:
- в личном кабинете работника на сайте ПФР;
- на портале Госуслуги;
- через специально разработанные приложения для мобильных устройств.
Если у сотрудника возникнет необходимость в бумажной выписке из ЭТК, то ему нужно будет обратиться за ее предоставлением:
- к работодателю (по последнему месту работы);
- в отделение ПФР;
- в МФЦ, предоставляющий государственные услуги населению.
Получить интересующую выписку можно будет независимо от места работы или проживания заявителя.
Заключение
Ведение ЭТК необходимо закрепить в локальных актах организации, а также прописать в должностных обязанностях конкретных сотрудников кадровой службы, ответственных за внесение сведений в базу данных.
Электронные ТК будут внедряться постепенно, позволяя работодателям подготовиться к изменениям, предусмотреть техническую возможность оформления и ведения ЭТК. Работники в переходный период имеют право на внесение сведений о работе в бумажную ТК. И лишь с 1 января 2021 года информацию о вновь принимаемых работниках будут оформлять исключительно в электронном формате.
